ООО «Айти Бастион»
Заказчик: ООО «Айти Бастион» – российский вендор, разработчик ПО в области информационной безопасности.
Исполнитель проекта: ООО «Аксиома-Софт» - официальный партнёр фирмы «1С».
Количество пользователей – 30 пользователей
Зачем понадобилась автоматизация?
Компания «Айти Бастион» работает в 1С: CRM.Укрупненные процессы в программе уже велись. Однако вопросы по сбору аналитики оставались. Потребность в автоматизации возникла сразу у двух направлений, это Партнерский отдел и отдел Маркетинга.
Ход работы
1.Проведено предпроектное обследования
Длительность- 10 рабочих дней
На этапе предпроектного обследования было проведено несколько встреч с ключевыми пользователями системы. Были зафиксированы основные бизнес-процессы и задачи.
По итогу предпроектного обследования были составлены протоколы встреч.
Основные задачи от Партнерского отдела это получение информации, сколько было заявок за период и сколько сделок по ним создано, а также результат завершение сделок. Для отражения процесса получения заявок пользователи уже создавали документ Заявка и документ Интерес на основании Заявки.
Фрагмент документа Протокол совещания Партнерский отдел
Основная задача от отдела Маркетинга это получение информации по проведенным мероприятиям. В компании проводятся мероприятия, на которых клиенты оставляют свои контакты. По итогу мероприятий собирается таблица таких контактов. Контакты направляются ответственным менеджерам для обработки. Требовалось получать аналитику:
- сколько контактов пришло в разрезе каждого мероприятия
- сколько направлено ответственным,
- сколько контактов обработали
- сколько перешло в реальные сделки
На момент начала сотрудничества информация в 1С:CRM по маркетинговым мероприятием не вносилась
2. Проектирование ИС
Длительность – 10 рабочих дней
После сбора требований были проработаны варианты реализации и продемонстрированы Заказчику.
Для Партнерского отдела, т.к. цепочка документов уже велась, было решено доработать уже существующие отчеты в системе, а также исправить небольшие ошибки в настроенной Воронке продаж – связанные с указанием вероятности.
Для Маркетинга был продемонстрирован документ Маркетинговое мероприятие и Телемаркетинг. В целом документ отвечал требованиям заказчика, но не было механизма для загрузки контактов в карточку Маркетингового мероприятия и выявлено неудобство с созданием поручений ответственным для обзвона. Потребовалось доработать механизм загрузки и отправки поручений.
3.Обновление 1С: CRM до актуального релиза
Длительность -5 рабочих дней
Перед осуществлением всех доработок было принято решение обновить программу до актуального релиза. Было пропущено порядка 5 релизов. Обновление выполнялось в два этапа обновление тестового контура и рабочего. После обновления тестового контура программа была передана в активное тестирование пользователям. На этапе тестирование было выявлено много изменений, например в части механизма оповещений.
Уже на этапе тестирования были даны пояснения пользователям по новой функциональности. После исправления всех замечаний заказчика был обновлен рабочий контур 1С:CRM и пользователи успешно начали работать на новом релизе.
4.Доработка отчетов по Партнерскому блоку
Длительность -10 рабочих дней
Параллельно с обновлением программы было составлено техническое задание на доработку двух отчетов. В компании уже были реализованы отчеты, которые использовались, но они не отвечали последним требованиям по сбору аналитики. Мы исправили то, что вызывало вопросы и расширили отчеты до требуемых реквизитов
Разработанные отчеты протестировали в обновленной 1С:CRM на тестовом контуре и после проверки со стороны заказчика перенесли в рабочий контур.
Отчет по партнерам информирует о Заявках и Сделках в виде сопоставленных документов, помогает проанализировать информацию об источниках.
Отчет Текущий информирует о актуальных сделках, позволяет видеть в одном отчете на каком этапе находится каждая из сделок, вероятность сделки, а также прогнозируемая выручка по сделке и ориентировочная дата закрытия сделки.
Фрагменты из ТЗ по доработке отчетов
Снимок отчета по Партнерам
Снимок отчета Текущий год
5.Добработка Маркетингового мероприятия
Длительность -20 рабочих дней
Составлено техническое задание. Далее выполнена доработка в части загрузки данных в Маркетинговое мероприятия.
По процессу заказчика потребовалось расширить аналитику Контактного лица до возможности указания источника. Далее приступили к доработке загрузки.За основу была взята стандартная обработка Загрузка из файла. Доработали загрузку из файла: данные по контактным лицам и клиентам загружались в карточку справочника Маркетинговое мероприятия. Добавили возможность создавать из обработки документы Телемаркетинг по ответственным из карточки клиента в соотношении один менеджер и несколько клиентов. При создании документа Телемаркетинг ответственным поступает оповещение о созданному документе в 1С:CRM в виде стандартного оповещения в системе, а также на электронную почту. Ответственный за обработку Телемаркетинга выполняет обзвон по контактам и указывает результат.
Фрагмент из Технического задания
э
Снимок доработанной карточки Маркетинговое мероприятие
Снимок документа Телемаркетинг
6. Проведено обучение и составлена инструкция
Длительность – рабочих 5 дней
Была проведена одна онлайн встреча для демонстрации механизма загрузки данных, создания телемаркетинга и формирования отчета по результатам, а также составлена инструкция для пользователей
Фрагмент инструкции по загрузки данных Маркетинговых мероприятий
Результат.
В результате Партнерский блок формирует корректные данные по заявкам и сделкам, сокращено время на формирование отчета и сбора информации для руководства.
Для блока Маркетинга реализован инструмент, который позволяет выполнять загрузку данных по контактным лицам с которыми было касание на мероприятии, назначать задание ответственным клиентов, и отвечать на вопрос сколько контактов было получено в рамках мероприятия, сколько было обработано и сколько новых сделок создано.
Снимок отчета Универсальный отчет по контактным лицам
Снимок отчета Анализ Телемаркетинга
